Il tuo giornale del mattino scritto dall'IA

Alle otto, a casa mia, la stampante si accende da sola. Esce un giornale. Ha una testata, un articolo d'apertura, una vignetta, l'agenda della giornata, le email che contano, i numeri di ieri, le notizie del mio settore, il meteo di Macerata. In fondo c'è anche un cruciverba. Si chiama Yuki Shinbun, e l'ha scritto la mia assistente di intelligenza artificiale mentre dormivo.

Lo leggo prima di aprire la posta. Quando la apro so già cosa cercare, e la giornata parte da una decisione mia, non dalla prima notifica che arriva.

Il mio è costruito su misura, sopra un sistema che uso per lavoro. Ma l'idea è semplice, e oggi la puoi rifare con gli strumenti che hai già: l'assistente che usi ogni giorno, la tua posta, il tuo calendario. Senza scrivere una riga di codice. In questa guida ti spiego come: cosa metterci dentro, come scrivere le istruzioni perché ne esca un giornale e non un elenco, come riceverlo ogni mattina e, se vuoi, come portarlo su carta.

1Perché un giornale, e non un'altra notifica

Ogni mattina la posta, il calendario, i messaggi e le notizie si presentano tutti insieme, ognuno con la sua urgenza. Nessuno di loro sa cosa è importante per te. Lo sai solo tu, ma per capirlo devi aprirli tutti. È così che la prima ora se ne va.

Un giornale fa il contrario. Qualcuno ha già letto tutto e ha scelto. In alto la cosa che conta di più, poi il resto, in ordine. Con un titolo che ti dice in sei parole di cosa si tratta. Tu leggi in dieci minuti e decidi.

È il lavoro che in molte aziende fa un buon assistente di direzione: "Prima di cominciare, dimmi in una pagina cosa devo sapere." Oggi quella pagina la può preparare l'IA, ogni giorno, alla stessa ora.

2Cosa ci metto dentro io

Questa è la prima pagina di un numero dimostrativo. La struttura è quella vera; i contenuti sono inventati.

Le sezioni sono queste, e non sono messe a caso:

• L'apertura. Una sola notizia, la più importante della mia giornata. Può essere una cosa successa ieri, una risposta che aspettavo, un numero che si è mosso. Ha un titolo, un sommario e un testo breve che finisce con cosa fare.

• L'agenda di oggi. Gli appuntamenti con l'orario e una riga di contesto: con chi, perché, cosa preparare.

• I lavori in corso. Tre o quattro progetti, ognuno con il suo stato. Cosa si è mosso, cosa è fermo, cosa aspetta me.

• Aspetta te. L'elenco corto delle cose che solo io posso sbloccare. È la sezione che leggo per seconda.

• La posta che conta. Non tutte le email: quelle di persone vere che chiedono una risposta, riassunte in due righe ciascuna.

• I numeri di ieri. Iscritti, contatti, vendite, campagne. Pochi numeri, sempre gli stessi, così mi accorgo subito quando uno cambia.

• Il mondo e il mio settore. Cinque o sei notizie scelte, con una riga sul perché mi riguardano.

• Una cosa leggera. La vignetta, l'accaduto oggi, il cruciverba. Sembra un vezzo. È il motivo per cui lo leggo volentieri ogni mattina, anche la domenica.

Tu non devi copiare queste sezioni. Devi scegliere le tue. La domanda da farti è una: quali sono le cinque cose che, se le sapessi alle otto, mi cambierebbero la giornata?

3Ogni giornale ha tre parti: raccogliere, scrivere, consegnare

Qualunque strumento userai, il lavoro è sempre diviso in tre.

1. Raccogliere. L'assistente deve poter leggere le tue fonti: la posta, il calendario, le cose da fare, le notizie. Con ChatGPT, Claude e Gemini si fa collegando i tuoi account Google o Microsoft dalle impostazioni. Le notizie, se non ti bastano quelle che trova da solo, gliele dai tu: un elenco di siti o di newsletter che segui.

2. Scrivere. Qui conta il prompt, cioè le istruzioni. È la parte che fa la differenza tra un riassunto piatto e un giornale che leggi volentieri. Ci torno tra poco.

3. Consegnare. A un'ora fissa, in un posto fisso. Una notifica, un'email, un PDF, un foglio stampato. Se cambia ogni giorno, smetti di leggerlo entro una settimana.

4La versione in quindici minuti

Il modo più veloce è usare le attività pianificate dell'assistente che già usi. Sono istruzioni che l'assistente esegue da solo, ogni giorno alla stessa ora, anche se tu non sei al computer.

• ChatGPT ha le attività pianificate. Collega Gmail (e, se c'è nel tuo piano, il calendario) dalle impostazioni, nella sezione delle app collegate. Poi in una chat chiedi di creare un'attività ogni mattina alle 6:30 e incolla il prompt qui sotto. Il risultato ti arriva come notifica e lo trovi nella chat.

• Claude si collega a Gmail e Google Calendar tramite i connettori. Con le attività pianificate di Cowork puoi farlo lavorare ogni mattina a un'ora fissa e prepararti il giornale come documento.

• Gemini ha le azioni pianificate e legge Gmail e Calendar in modo nativo. Google ha anche annunciato un riepilogo del mattino automatico; è partito negli Stati Uniti, controlla se è già attivo nel tuo account.

Il numero di attività che puoi creare e la precisione dell'orario dipendono dal piano che hai. Per un giornale al giorno basta quasi sempre il primo livello a pagamento.

Ecco il prompt di partenza. È lungo apposta: ogni riga toglie un difetto che altrimenti vedresti già al primo numero.

Ogni mattina sei la redazione del mio giornale personale. Il giornale si chiama [nome del giornale] e lo leggo alle [ora] in dieci minuti, prima di aprire la posta.

Chi sono: [una o due frasi sul tuo lavoro, i tuoi clienti, i progetti di questo periodo].

Fonti da leggere:
- Gmail: le email arrivate nelle ultime 24 ore. Ignora newsletter, notifiche automatiche, ricevute e promozioni.
- Calendario: gli appuntamenti di oggi e di domani mattina.
- Notizie: cerca le novità delle ultime 24 ore su [due o tre temi del tuo settore].

Sezioni, in questo ordine:
1. APERTURA: la cosa più importante della mia giornata. Titolo di massimo otto parole, una frase di sommario, un testo di 80-120 parole che finisce con cosa devo fare.
2. AGENDA: ogni appuntamento con orario, con chi, e una riga su cosa preparare.
3. ASPETTA TE: al massimo cinque cose che solo io posso sbloccare oggi (risposte, approvazioni, decisioni). Una riga ciascuna.
4. LA POSTA CHE CONTA: le email di persone vere che chiedono una risposta. Per ognuna: mittente, cosa chiede, in due righe. Al massimo otto.
5. DAL MIO SETTORE: tre notizie, ognuna con un titolo e una riga su perché mi riguarda. Indica la fonte.
6. IN BREVE: tre righe su tutto il resto che vale la pena sapere.

Regole di scrittura:
- Scrivi in italiano, come un buon quotidiano: titoli chiari, frasi corte, niente gergo.
- Metti in ordine di importanza per me, non in ordine di arrivo.
- Non inventare niente. Se una fonte non è disponibile, scrivilo in una riga in fondo.
- Non citare mai email da: [mittenti o domini da escludere].
- Niente emoji, niente punti esclamativi, niente frasi motivazionali.
- In tutto, il giornale deve stare in una pagina.

Fallo girare una volta a mano, subito, invece di aspettare domattina. Leggi il risultato e correggi le istruzioni: quasi sempre al primo giro ci sono troppe email nella posta che conta, o notizie troppo generiche. Due o tre ritocchi e funziona.

5Scriverlo come un giornale, non come un elenco

Il primo numero di solito è un riassunto. Corretto, utile, noioso. Dopo una settimana non lo apri più. Quello che lo trasforma in un giornale sono poche regole, le stesse che usano le redazioni.

Una gerarchia, non una lista

Un giornale decide cosa va in prima pagina. Chiedi all'assistente di scegliere una notizia d'apertura e di giustificare la scelta. Se ogni giorno l'apertura è "hai 43 email non lette", la regola non sta funzionando: scrivigli cosa per te conta di più (un cliente, un progetto, un numero) e cosa non deve mai finire in apertura.

Titoli che dicono qualcosa

"Aggiornamento sul progetto" non è un titolo. "Il preventivo per Rossi è fermo da sei giorni" lo è. Chiedi titoli con un fatto dentro, un soggetto e un verbo. Ti accorgerai che leggi solo quelli, e va benissimo.

Sempre gli stessi numeri

Se nel giornale metti dei numeri, mettici sempre gli stessi, nello stesso posto, con il confronto con il giorno prima. Il valore non sta nel numero. Sta nel vederlo cambiare.

Una lista nera

Ci sono mittenti che non vuoi mai vedere nel giornale: un fornitore che scrive ogni giorno, un collega che mette tutti in copia, una piattaforma che manda report automatici. Tienili in un elenco dentro le istruzioni. Io ce l'ho in un file a parte, e Yuki lo rilegge ogni mattina.

Una voce

Dai al tuo giornale un tono: per esempio asciutto, un po' ironico, mai allarmista. Descrivilo in tre righe, con un esempio di titolo che ti piace e uno che non vuoi. Un giornale con una voce si legge; un riassunto senza voce si scorre.

Rileggi il giornale che hai scritto come farebbe un caporedattore severo, prima di consegnarmelo.

Controlla:
1. L'apertura è davvero la cosa più importante della mia giornata? Se no, cambiala e dimmi in una riga perché.
2. Ogni titolo contiene un fatto (chi, cosa)? Riscrivi quelli generici.
3. C'è qualcosa che ho già letto ieri e non è cambiato? Toglilo.
4. C'è qualcosa che hai dedotto ma non hai letto nelle fonti? Toglilo o segnalalo come ipotesi.
5. Sta in una pagina? Se no, taglia dal fondo.

Poi consegnami solo la versione corretta.

Questo secondo prompt lo aggiungi in fondo al primo. È il trucco che uso anche in altri lavori: mai far controllare il lavoro a chi l'ha fatto, o almeno farglielo rileggere con un ruolo diverso.

6Portarlo su carta

Se il giornale ti arriva come testo, stamparlo a mano ogni mattina dura tre giorni. Per averlo davvero sulla stampante devono succedere due cose da sole: il giornale diventa un PDF impaginato, e il PDF arriva alla stampante.

• Molte stampanti hanno un indirizzo email. Le Epson con Email Print, per esempio: mandi un PDF a quell'indirizzo e la stampante lo stampa. HP aveva lo stesso servizio, ePrint, ma funziona solo sui modelli usciti prima dell'autunno 2020. Guarda nell'app della tua stampante se c'è un indirizzo di stampa.

• Se la stampante non ce l'ha, esistono servizi che controllano una casella di posta e stampano quello che arriva, su qualunque stampante raggiungibile dal tuo computer. Sono a pagamento.

• Oppure, niente carta. Un tablet sul tavolo della colazione, con il PDF aperto, dà quasi lo stesso effetto. Il punto è avere una pagina, non uno schermo pieno di app.

Il mio è pronto alle sei e un quarto: mi arriva in PDF su Telegram, e alle otto la stampante di casa lo stampa.

7La versione automatica, ancora senza codice

Quando il giornale ti piace e lo vuoi impaginato e stampato ogni giorno, il passo successivo è uno strumento di automazione come Make, Zapier o n8n. Si lavora trascinando blocchi uno dopo l'altro, senza programmare. Lo schema è sempre questo:

1. Un orario. Il primo blocco fa partire tutto ogni mattina, per esempio alle 6:00.

2. Le fonti. Un blocco cerca in Gmail o Outlook le email delle ultime 24 ore, un altro legge gli appuntamenti di oggi dal calendario, un altro le notizie da qualche feed RSS. Se usi uno strumento per le cose da fare, come Asana, Notion o Todoist, aggiungi un blocco anche per quello.

3. La redazione. Un blocco di intelligenza artificiale (OpenAI, Claude o Gemini) riceve tutto questo materiale e il prompt che hai già messo a punto. Gli chiedi di rispondere in un formato fisso, sezione per sezione.

4. L'impaginazione. Il testo entra in un modello già impaginato: un documento Google, o un servizio che trasforma un modello in PDF. Qui decidi la testata, i caratteri, le colonne. Lo fai una volta sola.

5. La consegna. L'ultimo blocco manda il PDF dove vuoi: alla tua email, su Telegram, all'indirizzo email della stampante.

Tra i quindici minuti della versione semplice e questa, la differenza è di un pomeriggio di lavoro. Il risultato però è un'altra cosa: un oggetto che arriva da solo, sempre uguale nella forma e sempre diverso nei contenuti.

8La privacy, prima di collegare tutto

Un giornale del mattino legge le cose più riservate che hai: la posta, il calendario, i clienti, i numeri. Tre regole che seguo io:

• Collega solo quello che serve. Se nel giornale non vuoi le email personali, non collegare la casella personale.

• Escludi in modo esplicito. Mittenti, clienti, argomenti che non devono comparire mai. Meglio scriverli nelle istruzioni che sperare che l'assistente lo capisca.

• Sappi dove finiscono i dati. Ogni strumento ha le sue condizioni. Per un'azienda, la soluzione più tranquilla è che posta e documenti restino dentro casa, su un'IA che gira su un computer suo. È quello che costruisco per le aziende con Hermes On-Premise.

9Gli errori che vedo più spesso

• Troppe sezioni. Un giornale di quattro pagine che non leggi vale meno di una pagina che leggi. Parti da cinque sezioni al massimo.

• Tutte le email. Se nella posta che conta finiscono trenta messaggi, hai solo spostato la casella in un altro posto. Alza la soglia finché ne restano al massimo otto.

• Le notizie generiche. "Novità sull'intelligenza artificiale" porta dentro tutto e niente. Indica temi stretti, o le fonti precise che vuoi seguire.

• Fidarsi a occhi chiusi. Nei primi giorni controlla ogni tanto l'originale di un'email riassunta. Se il riassunto sbaglia, correggi le istruzioni. Dopo un po' te ne fidi, ma per esperienza, non per fede.

• Cambiare orario e formato ogni settimana. L'abitudine si costruisce con la ripetizione: stessa ora, stesso posto, stessa forma.

Il passo successivo

Stasera scegli le tue cinque sezioni. Domani mattina incolla il prompt in un'attività pianificata, fallo girare una volta a mano e correggilo. Per due settimane leggi il tuo giornale prima di aprire la posta. Poi decidi se vale la pena impaginarlo e stamparlo.

Se vuoi partire dalle basi dell'intelligenza artificiale nel lavoro, trovi tutto nella guida all'intelligenza artificiale nel lavoro. E se vuoi un giornale così per te o per la tua azienda, con le tue fonti, i tuoi numeri e la tua stampante, possiamo costruirlo insieme.

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