Agenzia web marketing: smart working nel 2020 [parte 1]

organizzare web marketing May 10, 2020

Dalla sala riunioni allo smart working

La situazione pandemica dovuta al COVID-19 ha cambiato radicalmente le regole della società, delle nostre abitudini personali e del lavoro, per come lo abbiamo sempre concepito e vissuto fino ad oggi.

Un’agenza di web marketing è per sua definizione una struttura flessibile, giovane, dinamica ma che come ogni altra “agenzia” ha per forza di cose bisogno di continui rapporti diretti con il cliente e di riunioni di lavoro interne per coordinare il team e non far scendere la produttività.

Prima di febbraio 2020 le cose funzionavano come hanno sempre funzionato:

  1. Meeting con il cliente per stabilire gli obiettivi di web marketing.
  2. Definizione dei carichi di lavoro per il team.
  3. Brain storming interno con gli esperti di marketing, key account e IT.
  4. Meeting di recap con tutto il team di web marketing per definire la strategia.
  5. Meeting individuali per snellire i processi day-by-day, con aggiornamenti spesso fatti a “voce”.

Tutto questo avveniva nei locali dell’agenzia di web marketing e i rapporti diretti e personali erano lo standard.

Ora non funziona più così, lo smart working ha preso il sopravvento e per chi non era pronto, non è stato facile.

Prima di darti qualche utile indicazione, è importante definire i termini.

Che cos’è lo smart working

Lo smart working è sempre esistito, forse lo conosci con il termine telelavoro, ma non è una novità del 2020.

Era già stato normato anni fa, e poi ridefinito con una legge nel 2017 ed in seguito con il DPCM del 4 marzo 2020.

Riporto testualmente quanto si può apprendere qui:

https://www.lavoro.gov.it/strumenti-e-servizi/smart-working/Pagine/default.aspx

Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.

Web agency in smart working: processi e strumenti

Mentre prima si andava di riunioni formali e chiacchierate davanti alla macchina del caffè americano, ora si va di meeting virtuali con i più disparati strumenti.

Il primo grande cambiamento è nelle abitudini di relazione.

Non potendosi vedere di persona bisogna per forza di cose comunicare in maniera efficiente ed efficace riducendo i tempi e senza costi elevati.

Una web agency, come qualsiasi altra azienda, è fatta di persone che si interfacciano continuamente, su diversi piani di relazione e confidenza.

La distanza data dallo smart working potrebbe essere un ostacolo per alcuni ma una nuova opportunità di relazione per altri.

Step #1: riunioni interne in smart working

La prima cosa che io e il mio team abbiamo fatto è stata quella di programmare e bloccare giorni ed orari della settimana per tenerci aggiornati.

Una specie di riunioni forzate, che anche se non hai niente da dirti, qualcosa salta sempre fuori.

Zoom si è rivelato essere un ottimo strumento per questo tipo di meeting perché nella sua versione meeting da la possibilità a tutti di partecipare in egual misura, prendendo la parola e mostrandosi a video con la web cam.

Questa modalità, e quelle di cui ti parlerò fra poco, hanno però senso se si ha un calendario condiviso.

Agenzia web marketing con Zoom

Step #2: calendario di smart working condiviso

Non basta dire a tutti i membri del team: "mi raccomando blocca ogni martedì dalle 17 alle 18 per la riunione".

No, serve qualcosa di più agile e facilmente gestibile: calendario condiviso.

Ogni calendario, da Google Calendar a Calendario (iCal) del Mac, offre la possibilità di crearne uno che può essere condiviso, ovvero sottoscritto, da chi ne dispone il link.

Nel caso di iCal o Calendario (Apple) si imposta in 5 minuti, così:

  • Crei un nuovo calendario, dandogli un nome (ad es.: Meeting settimanale in Smart Working)
  • Gli attribuisci un colore.
  • Fai click sulle "ondine" per ricevere il LINK di condivisione
  • [opzionale] poi fare CLICK sull'icona di condivisione ed inviare il link facilmente

Condividere il calendario della web agency

Il vantaggio è presto detto: chi gestisce il calendario può impostare riunioni ed appuntamenti che verranno automaticamente aggiunti o aggiornati a tutti i collaboratori che lo hanno sottoscritto, con tanto di notifiche ed avvisi.

Quindi se la riunione di martedì viene spostata a mercoledì, tutti riceveranno un avviso e si vedranno il calendario aggiornarsi di conseguenza.

Agenzia web marketing: gestire la call di gruppo

La parte più difficile, per chi non è abituato alle call di gruppo, è gestire le persone.

Diamo per scontato che non ci si verifichino casi in cui qualcuno va in bagno con il microfono aperto o tenti coraggiose esplorazioni delle cavità nasali mentre è in conferenza :)

La gestione che abbiamo adottato segue un protocollo molto semplice:

  1. Il team leader stabilisce e dichiara subito gli argomenti principali.
  2. Dopo una rapida introduzione o promemoria, ognuno interviene per aggiornare sullo stato dei lavori.
  3. Si avvia una rapida sessione di domande e risposte.
  4. Si assegnano nuovi compiti ad ognuno dei partecipanti.

Tutto il processo avviene mentre si è in diretta e credimi, è più facile a farsi che a spiegarsi.

Il procedimento non è molto diverso da quello che si fa abitualmente se ci si trova nei locali dell'agenzia web marketing.

Cosa evitare: quando si è in call in smart working il margine di attenzione è inferiore rispetto alle riunioni in presenza, bisogna quindi evitare ad ogni costo di ripetersi o di essere troppo prolissi. Possono essere utili le indicazioni che ho dato in questo articolo su come gestire il tempo e la produttività.

Vantaggi: alla fine della riunione il team leader condivide la registrazione della Zoom call con tutti i partecipanti, super utile per rivedere alcuni passaggi o prendere appunti più dettagliati.

Le call e i meeting però non bastano.

Come già accennato qualche riga sopra, le relazioni all'interno di una agenzia web marketing sono spesso condite da relazioni più personali o profonde, e al tempo stesso, nei processi azienda non sempre è richiesta la presenza di molte persone per completare i propri compiti.

Per le comunicazioni one-to-one il caro vecchio Skype funziona sempre.

Facile, gratuito e con una curva di apprendimento piatta, è lo strumento ideale. Si installa facilmente anche su smartphone e tablet.

Per dargli un tocco in più è possibile acquistare Ecamm Call Recorder per registrare le chiamate e metterle in condivisione.

Ecamm call recorder per lo smart working

Conclusioni

Altre risorse interessanti le puoi trovare qui [https://www.valerio.it/risorse] ma il bello deve ancora venire.

Nella seconda parte di questo articolo, dove ti parlerò della gestione del cliente della piattaforma che utilizziamo per tenere ogni lavoro sotto controllo, vedrai ancora più da vicino come gestisco in modo agile ed efficiente la mia agenzia web marketing e il mio team.

Fino ad allora, se vuoi approfondire il tema dei team distribuiti e delle collaborazioni a distanza, ti consiglio il libro GLOBAL TEAMS di Jo Owen, che puoi trovare qui.

E il tuo smart working come è organizzato?

Se hai anche tu una agenzia web marketing o un'azienda con il team a distanza, mi piacerebbe sapere cosa ne pensi.

Che ne pensi? Lascia il tuo commento qui sotto.

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Valerio Fioretti

Valerio Fioretti è lo specialista del web marketing per le piccole e medie imprese.

A differenza di tutti gli altri consulenti/coach che puntano a insegnare agli hobbisti o ad aspiranti marketer, Valerio offre formazione specializzata e consulenza operativa solo agli imprenditori che vogliono sfruttare appieno le incredibili opportunità del marketing online ed essere due passi avanti rispetto ai loro competitor.

Questo significa formazione specializzata e consulenza personalizzata sul marketing online, mirate a trasferire all’impresa - in maniera semplice, rapida e diretta - solo le strategie di cui ha bisogno per essere al primo posto e ottenere risultati misurabili.

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