Saper gestire il proprio tempo è fondamentale per essere produttivi e, soprattutto, felici: se non sai come organizzare la giornata nel modo più efficace, ecco qualche suggerimento per te.
Ti capita mai di arrivare a fine giornata stanco morto, ma con la sensazione di non essere riuscito ad organizzare la giornata?
Sembra assurdo, lo so. Eppure è ciò che succede quando si sprecano energie preziose per colpa della disorganizzazione principalmente dovute ad una pessima gestione del tempo.
Fino a poco tempo fa, succedeva spesso anche a me, poi ho iniziato a studiare da diverse fonti autorevoli (per iniziare ti segnalo questo articolo di Forbes – in inglese) e a capire come potevo migliorare la mia performance personale.
All’inizio non riuscivo a concentrarmi su una cosa sola, mi riempivo l’agenda di impegni che poi puntualmente faticavo a rispettare. Ogni task mi portava via più tempo del necessario, e avevo la costante sensazione di essere in ritardo su qualsiasi cosa.
Il risultato?
Una crescente frustrazione, nervosismo a mille e tanta insoddisfazione che si rifletteva in tutti gli aspetti della mia vita.
Ecco, a un certo punto ho capito che non potevo continuare così. Dovevo trovare un modo per organizzare meglio la mia giornata se volevo ottenere dei risultati.
Costruire una nuova routine per migliorare la produttività personale non è un’impresa facile. Occorre darsi delle regole, e soprattutto essere in grado di rispettarle. Non basta avere tanti buoni propositi se non si ha la costanza di seguirli e metterli in pratica.
Per questo è importante lavorare a fondo sulla propria motivazione prima di iniziare. Altrimenti, alla prima difficoltà, tutto andrà all’aria.
Se non sai da che parte cominciare, ti consiglio di continuare a leggere questo articolo. Nei prossimi paragrafi troverai diversi suggerimenti su come organizzare meglio la tua giornata e raggiungere i tuoi obiettivi.
Come organizzare la giornata: 9 strategie
#1 Dormi a sufficienza e se puoi svegliati presto
Rimarrai sorpreso dalla quantità di cose che si possono fare puntando la sveglia alle 5 del mattino. A quell’ora il mondo sta ancora dormendo. Tu invece hai l’occasione di dedicare una parte della tua giornata a te stesso e ai progetti che non riesci mai a portare avanti.
Durante le prime ore del giorno le distrazioni sono praticamente pari a zero. Il telefono non squilla, le mail tardano ad arrivare e tutti dormono tranne te. Ci sei tu, da solo, con i tuoi progetti e le tue passioni.
Se riuscirai a superare il trauma della sveglia, ti renderai presto conto di quanto questi momenti siano produttivi. Probabilmente riuscirai a concludere la maggior parte del lavoro tra le 5 e le 8 del mattino.
Durante il giorno le cose vanno diversamente. Arrivano centinaia di WhatsApp, notifiche dai social network, telefonate improvvise e mail che ci fanno perdere un sacco di tempo. Ignorarle è davvero difficile, e così i tempi si allungano a dismisura. La mattina presto, invece, è tutta un’altra storia.
La mia esperienza personale su questo punto è ampia, per un periodo mi sono svegliato presto e ti posso assicurare che questo ha portato enormi benefici alle attività che dovevo portare a termine, con enormi benefici alla gestione del tempo di tutta la mia vita lavorativi.
L’altro lato della medaglia è che se ti svegli prestissimo la mattina, poi hai molte meno energie la sera e devi trovare il tempo di dormire a sufficienza.
Il giusto bilanciamento è arrivato qualche tempo dopo, con un buon compromesso fra ore di veglia e ore di sonno, senza sacrificare queste ultime. Nel mio caso specifico ho notato che ottenevo una maggior concentrazione e una produttività personale maggiore se dormivo almeno 7 ore e mezza a notte.
Quindi OK svegliarsi presto ma ancora meglio capire quale sia la giusta quantità di ore di riposo che ci servono per ottenere il massimo.
#2 Prepara una to-do list per organizzare la giornata
Questo metodo è molto efficace se sai come usarlo. Una to-do list non è una semplice lista delle cose da fare: non puoi compilarla di fretta, in 5 minuti, poco prima di iniziare a lavorare. O meglio, certo che puoi farlo, ma non aspettarti che ti porti grandi risultati.
Una to-do list ben fatta richiede una bella dose di calma, pianificazione e organizzazione. Il momento ideale lo devi trovare nei momenti in cui sei più calmo. Se ti svegli presto la mattina potrebbe essere quello il momento, se riesci a ritagliarti un momento di calma la sera, fallo in quei momenti.
A molti piace poter organizzare le idee la sera, giusto prima di andare a dormire.
Marco Montemagno, nell’intervista che gli ho fatto qualche tempo fa (video – podcast), spiega come spesso le idee per i suoi video gli vengano la sera poco prima di coricarsi o quando ha mentalmente già scavallato la giornata.
Approfitta quindi del relax serale o della quiete mattutina per definire le priorità della giornata seguente o di quella in corso.
Se lo fai la sera questo semplice stratagemma ti aiuterà a riposare meglio e a svegliarti con meno ansia perché, in linea di massima, saprai già cosa ti aspetta.
Se lo fai di mattina, avrai un quadro chiaro della giornata che ti aspetta, da affrontare a mente lucida.
Ma attenzione a non strafare!
Fai una lista breve, che contenga da 3 punti a 6 punti al massimo. Più punti inserirai, più grande sarà la tentazione di dare priorità ai task marginali (ma più semplici) per poterli cancellare dalla lista. Il rischio è quello di tralasciare gli impegni più grandi e ritrovarsi poi a correre contro il tempo per portarli a termine.
Non dimenticare di fissare un tempo massimo da dedicare a ciascun task.
#3 Crea dei blocchi di lavoro senza interruzioni
Un’altra strategia molto efficace per organizzare la tua giornata è fissare in agenda dei momenti per lavorare senza interruzioni. I blocchi possono avere una durata di 15, 30, 45 o 90 minuti, sarai tu a deciderlo in base ai tuoi ritmi ed esigenze.
Durante queste sessioni non sono ammesse distrazioni di nessun tipo. Il motivo è molto semplice: se continui a interrompere quello che stai facendo, finirai per non concludere nulla (e ti sentirai comunque esausto). Non lasciare che siano gli altri a disporre del tuo tempo, sii tu a decidere come impiegarlo.
#4 Pianifica in anticipo la gestione del tempo
La maggior parte delle persone sottovaluta il potere di una corretta pianificazione e trascura erroneamente la gestione del tempo. A prima vista sembra un compito noiosissimo, che per di più richiede un sacco di tempo.
La verità è che pianificare i propri impegni è fondamentale per non soccombere alla pressione. Avere un’idea chiara delle cose da fare prima di cominciare aiuta a non andare in panico, a patto che tu sia stato sincero e onesto con te stesso.
Cosa voglio dire?
Che occorre programmare le giornate secondo i ritmi reali di ciascuno, altrimenti non saremo in grado di rispettare nemmeno un impegno preso con noi stessi.
Qualche esempio banale ma efficace: se di solito impieghi 6 ore per scrivere un post per il tuo blog, è inutile pianificare un calendario editoriale che preveda 60 articoli al mese.
Nessuno ti giudicherà per questo, ma servirà a te per renderti conto di come stanno le cose e di cosa puoi fare per cambiare direzione. In questo caso, potresti forse provare ad accorciare i tempi di scrittura, oppure delegare il compito a qualcun altro.
#5 Organizza la giornata in task simili e raggruppali
Una volta che hai riempito l’agenda con gli impegni da rispettare, prova a raggruppare i task simili in un unico blocco di lavoro. Magari non lo sai, ma il nostro cervello diventa più veloce e produttivo quando svolge lo stesso compito per un periodo di tempo prolungato.
Questo significa, in parole povere, che dopo un po’ che lavori a un task, ci metterai la metà del tempo per portarlo a termine. E allora scrivi tutti gli articoli per il tuo blog in un giorno solo, poi dedica un’altra giornata alla pianificazione delle campagne social, poi fissa una giornata in agenda da dedicare al personal branding, uno alle strategie di marketing e così via.
Scarica il mio sistema per organizzare la giornata
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#6 Lascia spazio per gli imprevisti
Organizzare la tua giornata è fondamentale, ma questo non ti metterà al riparo dagli imprevisti che sono sempre in agguato. Assicurati di lasciare abbastanza spazio in agenda per gestirli, in modo da non ritrovarti con l’acqua alla gola a ridosso di una deadline.
Io di solito faccio così: tengo il numero di macro task non superiori a 3 e cerco di ottimizzarli o frantumarli in task più piccoli. Per me i task sono sempre 3, ma in realtà le cose da fare saranno molte di più. Questo in caso di imprevisti però vuol dire essere riusciti ad aggredire un compito e averne portato a casa una parte, anche se minima.
Un altro stratagemma è quello di lasciare nella tua gestione del tempo e dell’agenda, alcune zone cuscinetto che potrai riempire con gli imprevisti oppure le potrai sfruttare per un concederti una pausa, stimolare la tua creatività o portarti avanti con il task successivo.
#7 Concediti una pausa
Le pause hanno la stessa importanza di un blocco di lavoro intensivo. Non puoi pretendere di lavorare a ritmi serrati e con la concentrazione al massimo per tutto il giorno. Una giornata così non è sostenibile (e nemmeno realistica).
Cerca di evitare le distrazioni mentre lavori, ma non dimenticare di concederti una meritata pausa dopo un’intensa sessione produttiva. Vai in palestra, corri, medita, insomma fai quello che più ti piace per ricaricare le batterie.
Oltre a queste macro pause devi concederti assolutamente delle pause più breve e più frequenti. Ogni 45 minuti datti almeno 10 minuti di break, e ti prego, segui queste semplici indicazioni:
1. Fare pausa non significa restare alla scrivania o davanti al computer. Alzati! Il tuo corpo ha bisogno di movimento e il sangue di circolare.
2. Fare pausa non significa prendere il cellulare e andare sui social. Alza lo sguardo, allunga il campo visivo (guarda cose lontane da te) e non farti prendere dalle notifiche digitali.
3. Bevi molta acqua! Che il nostro corpo è composto da acqua lo sai già dalle elementari, ma forse non sai che il nostro cervello è quello che ne consuma di più. Se bevi acqua non solo ti reidrati ma migliori anche le funzionalità delle cellule cerebrali e ti svegli.
4. Cerca di fare qualcosa che sia completamente diverso dalle tue mansioni lavorative. Hai un lavoro frenetico? Fermati e medita. Hai un lavoro sedentario? Cammina e muoviti!
5. Non esagerare con il caffè. Noi italiani spesso abbiniamo la pausa al caffè, ma troppo caffè fa male. Non esagerare, rischi solo di innervosirti, accelerare il ritmo del tuo cuore e diventare in qualche modo dipendente dai picchi di energia che ti da.
#8 Fai una cosa alla volta
Ma falla nel migliore dei modi.
Focalizzarti su una cosa sola ti permette di concentrarti meglio, di stressarti meno e di completare un task senza distrarti.
Non siamo fatti per essere multitasking, perché passare da un attività all’altra nel giro di poco tempo ci confonde le idee e disperde le nostre energie.
Definisci piuttosto le tue priorità e lavora sodo per organizzare la giornata nel migliore dei modi, un passo alla volta.
#9 Stimola la tua creatività
Può capitare di sentirsi scarichi dopo un periodo di lavoro intenso. In questi casi c’è solo una cosa da fare: staccare la spina e dedicarsi a se stessi.
Potresti prenderti una giornata libera e rilassarti in una spa, oppure al cinema a vedere quel film che aspettavi da tempo. Ma puoi anche ascoltare musica, fare le prove con il tuo gruppo, andare in palestra, a nuotare o semplicemente dedicarti a quell’hobby che avevi abbandonato o che vorresti iniziare da tempo. Tutto questo serve a scaricare la tensione e a recuperare il proprio sguardo sul mondo, che è il vero motore della creatività umana.
Organizzare la giornata: gli strumenti online più utili
D’accordo, hai capito l’importanza della pianificazione ma ancora non sai come organizzare la tua agenda.
La buona notizia è che ci sono un sacco di applicazioni online che ti possono aiutare a monitorare i tuoi impegni e il tempo che ci metti per rispettarli. Una volta che avrai approfondito questo aspetto, saprai anche come organizzare la tua giornata.
Vuoi qualche esempio? Eccoli qui:
- Toggl: è un time tracker, fondamentale per capire come impieghi il tuo tempo ogni giorno.
- Be focused: scandisce le tue sessioni di lavoro secondo intervalli di tempo ispirati alla tecnica del Pomodoro.
- Stay focusd: è un’estensione Chrome che blocca la navigazione sui siti che ti fanno perdere troppo tempo.
- Trello o Asana: la tua agenda online, un calendario digitale in cui puoi raccogliere i progetti di lavoro e gli impegni quotidiani.
- Todoist: il modo migliore di organizzare le tue liste delle cose da fare.
La gestione del tempo ed organizzare la giornata in maniera efficace non è mica facile. Però, se non impari a farlo, ti ritroverai a pagare un prezzo piuttosto alto. Sarai costretto a rinunciare al tuo tempo libero per correre dietro a scadenze che hai rimandato una volta di troppo.
In fondo, è tutta questione di creare un equilibrio tra vita privata e lavoro. Questa è la vera chiave del successo personale.
Perciò basta rimandare, è ora di riprendere in mano il tuo tempo.