Nel 2020 ti raccontavo come gestivo la posta. Erano otto accorgimenti: fare pulizia, disiscriversi da quello che non apri mai, non rimandare, rispondere in una o due frasi, spegnere le notifiche, usare cartelle e filtri, preparare modelli di risposta, spostare i messaggi veloci su Telegram o WhatsApp.
Sullo sfondo c'era l'Inbox Zero di Merlin Mann: la casella vuota, o quasi, in ogni momento.
Quello che regge.
Alcune di quelle idee valgono ancora come principio.
Dare alla posta un tempo, non tutta la giornata. Ogni sbirciatina costa concentrazione, e la concentrazione non torna subito.
Decidere subito cosa fare di un messaggio. Eliminare, archiviare, rispondere, mettere da parte. Non rimandare resta un buon consiglio, perché è rimandando che la casella si riempie.
Essere brevi. Non è scortese. È rispetto per il tempo di chi legge.
Spegnere le notifiche, a meno che non servano davvero.
Il cuore era questo: la casella è il posto dove si decide. Ogni messaggio chiede una scelta.
Cosa è diverso
La posta la apro in due o tre momenti fissi della giornata, con le notifiche spente. Uso ancora filtri e cartelle che smistano in automatico.
La gestisco con Newton, un'app multipiattaforma che lavora per Inbox Zero e integra l'IA. I messaggi più importanti li controllo da un'interfaccia che ho costruito io: usa l'IA per leggere la mia messaggistica e metterla in ordine di priorità.
L'IA mi riassume e smista i messaggi. Mi dice cosa è importante e cosa può aspettare. Mi scrive le bozze delle risposte, io le correggo e le mando. Le vecchie email le cerco chiedendo in linguaggio naturale.
Punto ancora a Inbox Zero: a fine giornata la casella è vuota o quasi.
E rispetto al 2020 ricevo e mando molte meno email. Con collaboratori e clienti lavoro su strumenti collaborativi online integrati con l'IA, con liste di cose da fare, task e notifiche discrete. La mail resta per il resto.
Il principio di allora quindi tiene: la casella serve per decidere. Cambia il lavoro che arriva prima della decisione, e cambia quanta roba passa da lì. La correzione e l'invio restano miei.
Una cosa per lunedì.
Prima di aprire la posta, prendi gli ultimi venti messaggi che hai ricevuto. Dividili in due gruppi.
Quelli che chiedono una decisione tua: sì, no, quando, quanto.
Quelli che sono pezzi di lavoro in corso con un collaboratore o un cliente: aggiornamenti, file, «ci sei per questo?».
Guarda quanto è grande il secondo gruppo. Scegli una sola di quelle conversazioni e prova a spostarla in una lista condivisa, dove ognuno vede cosa c'è da fare senza scriverlo in una mail.
Non serve cambiare tutto. Basta capire quanta della tua casella è davvero posta.
P.S. Tra qualche settimana Kajabi apre la sua promo di fine anno. La seguo da vicino: è la piattaforma che uso e insegno da anni. Se stai pensando di arrivarci, o di tornarci, ho aperto una lista VIP: ti scrivo quando parte, con le condizioni vere e cosa conviene davvero al tuo caso.
A sabato.
Valerio ❤️