A tutti sarà capitato, almeno una volta nella vita, di sentire dire ad altri o di pronunciare, in primis, la “fatidica” frase/scusa: “Non ho tempo” oppure “Non mi sono organizzato la giornata!“.

In realtà, non è il tempo che manca, piuttosto si “perde” tanto tempo in attività poco gratificanti, a scapito di attività che realmente possono far sentire bene e possono far crescere personalmente e professionalmente.

Il tempo è la risorsa più importante e preziosa che abbiamo a disposizione per poter raggiungere i nostri obiettivi.

Indipendentemente da quanto siamo belli, alti, fortunati e ricchi i nostri mesi saranno sempre di 30 giorni, le nostre settimane saranno sempre di 7 giorni, le nostre giornate saranno sempre e solo di 24 ore: il tempo è, fortunatamente, una risorsa democratica.

Premesso questo, è necessario comprendere dove stiamo “sprecando” il nostro tempo, così che quest’ultimo possa essere meglio gestito ed ottimizzato.

La gestione del tempo

Nell’attuale società, la misura della nostra capacità produttiva è per lo più data dalla nostra “capacità di gestione del tempo”. Il tempo a nostra disposizione condiziona fortemente la produttività di ciascuno di noi (a parità di tecnologia, know- how, posizione di mercato, ecc.).

Non a caso, ogni anno ci viene chiesto di produrre di più, pur se con meno risorse. Dobbiamo fare sempre di più! Purtroppo, non sempre riusciamo a trovare il tempo necessario per poter portare avanti tutti i nostri progetti: è per questo che, di seguito, vi proponiamo alcuni consigli utili per una più efficace gestione ed ottimizzazione del tempo.

Gestione del tempo: fare una cosa alla volta

Se errare è umano, perseverare è diabolico. Troppe volte, per mera distrazione, siamo soliti commettere gli stessi errori. Siamo così presi dal voler fare mille cose insieme che, alla fine, non riusciamo a farne nemmeno una bene. Manchiamo di concentrazione, è come se vivessimo in un perenne stato di distrazione.

Per ovviare al rischio di commettere gli stessi errori, perdendo tempo prezioso, quindi, meglio concentrarsi e fare una cosa alla volta.

Riconoscere l’essenziale

Tante volte preferiamo le attività più facili rispetto a quelle più difficili, senza prima valutarne la loro effettiva utilità/inutilità, semplicemente perché ci danno una illusoria sensazione di tranquillità e sicurezza.

Ad esempio, per organizzare una serata tra amici, meglio una telefonata di 2 minuti al massimo, piuttosto che il dilungarsi con una serie infinita di messaggi su Whatsapp.

Gestione del tempo: le attese superflue

Sostanzialmente, le attese superflue possono essere gestite in due modi: possono essere eliminate o sfruttate.

Grazie ad un minimo di organizzazione, possiamo eliminare tutte le attese derivanti da una nostra scarsa organizzazione della giornata; possiamo, invece, sfruttare/impiegare il tempo delle attese “subite” e fuori dal nostro “controllo” (attesa di treni, metropolitane, ecc.) con attività utili alla nostra formazione (audio corso, lettura di un libro, ecc.)

Definire le giuste priorità

Se saltiamo da un’attività all’altra ed abbiamo la brutta sensazione di non aver concluso nulla e di essere in evidente ritardo con le scadenze, potrebbe voler significare che è necessario operare una riorganizzazione nella pianificazione delle nostre attività.

Una possibile strategia per definire le attività/priorità può consistere nello scrivere una lista divisa per aree (famiglia, lavoro, tempo libero, ecc.); in questo modo, sarà più facile comprendere come stiamo utilizzando il nostro tempo (se in attività prioritarie o di scarsa importanza).

Per un uomo d’affari, inutile dirlo, le attività prioritarie sono quelle che generano entrate, che portano potenziali clienti o che fidelizzano i clienti.

Nella vita familiare/personale, invece, le attività prioritarie sono quelle che fanno stare bene, che rendono felici (andare al parco con i figli, leggere un libro, fare yoga, ecc.). Ogni giorno dovremmo cercare di ritagliare un po’ di tempo per questo tipo di attività.

Senza una accurata definizione delle attività da svolgere e delle rispettive priorità, diventa quasi un’utopia comprendere il proprio momento di reale soddisfazione.

Forse quando si lavora per tante ore?
Forse quando si fanno tante cose?

Per chi è abituato a vivere con il senso di colpa, l’unico modo per sentirsi in pace con se stessi è devastarsi di lavoro tutti i giorni (mentalità della quantità): dalla serie “ho fatto tutto ciò che potevo, più di così non posso”.

Al contrario, chi ragiona con la mentalità della qualità, ovvero chi definisce le attività da svolgere e le rispettive priorità, si sente realmente soddisfatto quando porta a termine tutte le attività programmate, senza devastarsi di lavoro.

Crea una to-do list per gestire gli impegni nel tempo

Creare una semplice lista delle cose da fare quotidianamente, in base a priorità definite, può aiutare a migliorare l’organizzazione e a ridurre lo stress: non ci sarà più bisogno di ricordare tutto, sovraccaricando la mente.

Riportare le cose che abbiamo a mente su un foglio, è un primo passo verso la loro materializzazione: il passo successivo sarà realizzarle.

A seconda di come vi risulterà più comodo, potrete optare o per il supporto virtuale (Google Keep, Evernote, ecc.) o per il metodo tradizionale “carta e penna”.

Considerato che non dobbiamo assolutamente diventare schiavi delle to-do list, la lista delle priorità andrà compilata una sola volta; al massimo, potrà essere rivista di tanto in tanto, giusto per mettere un po’ di ordine alle innumerevoli attività che realizziamo ogni giorno.

La lista delle cose da fare dovrebbe, pertanto, essere un mero supporto per ricordare cosa fare e dimenticare cosa è stato già fatto. A fine giornata, può essere utile fare una verifica generale.

Organizzare la giornata e vincere la procrastinazione

Rimandare è uno dei modi migliori per ritrovarsi schiacciati ed ingolfati sotto scadenza, e non riuscire ad organizzare la giornata. La procrastinazione è, di fatto, una grande ladra di tempo.

Se siamo soliti rimandare il più a lungo possibile, è molto probabile che soffriamo di questo “virus”. Guarire non è impossibile!

Innanzitutto, è necessario comprendere il motivo che ci spinge a rimandare determinate attività, ovvero il motivo per cui non vogliamo farle subito. Forse sono troppo noiose? Forse sono troppo grandi? Forse sembrano una “perdita di tempo”?

Una volta individuato il motivo, è necessario suddividere le attività troppo impegnative e i progetti di grandi dimensioni in parti più piccole; in questo modo risulterà più agevole non solo pianificare i compiti noiosi in specifici momenti della giornata ma anche delegare, ad altri, i compiti eccessivamente di routine e che sembrano uno “spreco” di tempo.

Imparare a delegare

La delega, soprattutto in ambito lavorativo, è forse il più grande segreto per la gestione del tempo rappresenta un’ottima arma per la gestione e l’ottimizzazione del tempo. Se disponiamo di uno staff valido, che lavora per aiutarci, possiamo agevolmente delegare alcune delle nostre attività.

In assenza di uno staff si può, in alternativa, valutare quali attività possono essere gestite dall’esterno, ricorrendo magari ad altri professionisti o fornitori di fiducia.

La delega comporta un notevole risparmio di tempo che può essere utilizzato per svolgere attività a più alta specializzazione e valore aggiunto.

Nella delega, è’ fondamentale comunicare le istruzioni/linee guida in modo assolutamente chiaro; prima di lasciare il compito sotto la responsabilità dello staff, bisogna assicurarsi che le istruzioni siano state perfettamente comprese, così da non lasciare alcun dubbio.

In definitiva, ottimizzare il tempo non significa affannarci nel fare le cose più velocemente e con più stress di quanto siamo già abituati a fare, piuttosto significa eliminare il superfluo, gli sprechi, così da concentrare tutte le nostre energie soltanto sulle attività che ci gratificano e che aggiungono valore a noi e a chi ci è vicino (famiglia, colleghi, clienti, ecc.).

Libri consigliati

• 4 ore alla settimana. Ricchi e felici lavorando 10 volte meno.

• La regola dei 15 minuti.

• The miracle morning. Trasforma la tua vita un mattino alla volta prima delle 8:00.