I meeting e I corsi online sono ormai la normalità per qualsiasi azienda: spesso però rischiano di trasformarsi in sessioni noiose e poco stimolanti. Ecco 9 idee su cosa fare in videochiamata per mantenere i partecipanti attivi e coinvolti.

Anche se oggi come oggi non sono più così fondamentali come lo sono state negli scorsi tre anni (e meno male, direi), le videochiamate restano ancora una delle modalità più comode per connettersi in modo veloce con chiunque desideri e per qualsiasi scopo.

E non parlo solo di amici e familiari!

Nel mondo degli affari sono tra usate (lo erano anche prima, in realtà), ma diciamo che adesso le call online sono praticamente all’ordine del giorno per molte aziende.

Chi ormai non le usa per riunirsi con clienti, partner e collaboratori, per non parlare dei meeting con membri del team sparsi un po’ ovunque…

Giusto?

In teoria, le videochiamate non dovrebbero essere più stressanti di una normale riunione di lavoro. Nel senso che vedi e senti chi partecipa, tutto dovrebbe funzionare come se fossi in presenza.

Eppure, scommetto che ti sei ritrovato in più di un’occasione a pensare che siano più impegnative di quanto possa sembrare…

In effetti, ti dico che non hai tutti i torti!

Il motivo in realtà è semplice: tu e le altre persone coinvolte vi trovate “incastrati” in uno schermo bidimensionale, ben diverso dal mondo 3D in cui siamo abituati a vivere. Il cervello va così un po’ in “errore”, perché a lui piace sapere dove sei e dove si trovano tutti gli altri nello spazio (è quel sesto senso, forse poco conosciuto, chiamato propriocezione).

Hai bisogno di una visione periferica per far funzionare tutto al meglio, ma lo schermo bidimensionale lo rende particolarmente difficile.

Per fartela breve, chi è live con te fa molta più fatica a cogliere tutti quei segnali tipici di una conversazione face-to-face – e il risultato è un’attenzione e un coinvolgimento altalenanti. Ergo, i meeting e le videocall si trasformano in sleep session in cui i partecipanti fanno il conto alla rovescia per quanto manca alla fine.

Mantenere l’attenzione di qualcuno può essere una sfida anche quando si è nello stesso luogo, figuriamoci a distanza!

Quindi, che fare? Abbandonare del tutto le videochiamate e organizzarsi sempre e comunque per incontri di persona?

Sì, potrebbe essere una soluzione, un po’ dispendiosa forse… Ma ce n’è un’altra più semplice e veloce: applicare tutta una serie di accorgimenti per aiutare i partecipanti alla call a restare vigili, interessanti e coinvolti.

Io stesso ho provato e testato molti approcci e, tenendo conto anche di una serie di esperienze di  miei colleghi, ho raccolto qui i miei migliori consigli a riguardo.

Continua a leggere l’articolo: che tu sia un neofita delle riunioni virtuali o che ti senta un esperto a riguardo, troverai alcuni spunti interessanti su cosa fare in videochiamata per rendere alta l’attenzione e il coinvolgimento.

Cosa fare in videochiamata per essere più coinvolgente: 9 idee

Quando incontri qualcuno di persona, ci sono varie cose che aiutano l’interazione: dal sorriso o la risata condivisi durante una riunione, alla pacca sulla spalla dopo un lavoro ben fatto, alle chiacchiere seduti attorno al tavolo in attesa dell’inizio… Sono tutti momenti che aiutano le persone a rimanere connesse e presenti.

Invece, quando è stata l’ultima volta che in un meeting o un webinar online ti è sembrato di avere il 100% di partecipazione e attenzione da parte di tutti?

Già, immagino la tua risposta.

Ti dico subito che il primo segreto per una videochiamata coinvolgente è passare da una mentalità del tipo “dò una serie di informazioni” a un’altra come “ispiro al ragionamento e all’azione”.

Ma c’è anche altro che puoi fare: ecco qui 9 idee su cosa fare in videochiamata per essere più coinvolgente.

#1 Usa l’alzata di mano

Lo so, ti sembrerà di tornare un po’ alle elementari…

Eppure, questa tecnica funziona: è un meccanismo formale, ma semplice, per far scorrere la conversazione da un partecipante all’altro. Forse le persone stesse avranno bisogno di un attimo di tempo per ingranare, ma i risultati in termini di maggiore chiarezza ne varranno la pena, fidati.

Per il discorso che ti facevo all’inizio, infatti, può essere più difficile sapere quando è il proprio turno di parlare durante una videochiamata: questo perché manca l’interazione dal vivo, con tutti quei segnali non verbali con cui ci si passa la palla a turno in modo quasi spontaneo.

Tutti facciamo e riconosciamo in modo inconsapevole alzate degli occhi, cenni del capo, inclinazioni della testa e così via, ma il video ci confonde: ecco perché l’impostazione di regole esplicite, come quella dell’alzata di mano, può aiutare con le interazioni – oltre che facilitare l’intervento di tutti.

#2 Condividi il programma della call

Che si tratti di un team meeting o di una lezione del tuo corso online per super clienti, fare il punto della situazione prima della call (o non appena inizi) aiuterà tutti quanti a stare sul pezzo – soprattutto se la videochiamata durerà più di dieci minuti.

Tu hai una sorta di scaletta da seguire, mentre chi ti ascolta può in qualche modo pianificare i propri contributi: un ordine del giorno non solo fornisce chiarezza su ciò che verrà discusso e su ciò che speri di ottenere dall’incontro, ma ti aiuta anche a suddividere l’argomento in piccole parti, con eventuali break di domande e risposte tra una e l’altra.

#3 Usa gli strumenti e l’attrezzatura migliori

Forse ti sembrerà ovvio, ma è bene ricordarlo: per garantire la migliore esperienza con la tua videochiamata, è indispensabile dotarti dell’attrezzatura e dei software che te lo possano permettere.

No, non sto dicendo che devi per forza spendere fior fior di soldi… 

Ma un minimo investimento ci sta: quello che basta per dotarti di una valida piattaforma di meeting online e degli hardware necessari (un buon microfono, una buona webcam e una buona illuminazione). 

#4 Elimina le distrazioni

Inutile dire che se tu per primo butti gli occhi un po’ ovunque, correndo dietro alle varie notifiche che ti appaiono sullo schermo del pc, non puoi pretendere che il tuo pubblico (che siano clienti o colleghi, poco importa) ti dedichi la loro completa attenzione.

Se non sei completamente coinvolto nella conversazione, neanche gli altri lo saranno.

Se proprio hai bisogno di scrivere note o guardare un altro schermo per qualsiasi motivo durante la videochiamata, fai sapere in anticipo alle persone quello che stai facendo. In questo modo gli altri non presumono che tu ti stia facendo i fatti tuoi nel frattempo 😉

Ah, ovviamente, fai in modo di evitare distrazioni anche per i tuoi partecipanti: assicurati che non ci sia nulla in sottofondo o nel background che possa distogliere l’attenzione.

#5 Rompi il ghiaccio

Sciogliere le tensioni e l’imbarazzo prima di immergervi nel vostro meeting creerà un ambiente più stimolante e sereno – oltre che aiutare a stabilire legami e connessioni utili per il lavoro di squadra o il semplice confronto.

Se i partecipanti non si conoscono tra loro, chiedi (a tutti, se il numero te lo consente, o solo a qualcuno) di presentarsi e raccontare qualcosa di sé. La condivisione anche di esperienze personali aiuta a creare empatia.

Se invece si tratta dei membri del tuo team, che già si conoscono piuttosto bene, puoi indagare sul loro stato d’animo, chiedendo loro di condividere come stanno e come si sentono in quel momento. Questo ti è utile per valutare il mood generale, quando le espressioni facciali e il linguaggio del corpo potrebbero rendertelo più difficile.

#6 Rendila il più interattiva possibile

È fondamentale che la tua videochiamata sia il più interattiva possibile – in base anche ai tuoi obiettivi. 

Tieni acceso il video e chiedi a tutti di fare lo stesso; includi poi una serie di media stimolanti e risorse extra, così che le persone restino sveglie e coinvolte.

Come?

Durante la call, puoi fare sondaggi, quiz, domande e offrire spunti di discussione; puoi mostrare dei video (che daranno anche a te una pausa), usare una lavagna virtuale o le mappe mentali, condividere il tuo schermo per mostrare file o immagini.

Prevedi anche l’opzione di fare dei lavori di gruppo, così che le persone possano interagire e collaborare tra loro in un ambiente più intimo e meno formale.

#7 Assegna compiti e ruoli

Questo è un po’ il seguito del punto precedente: offri ai vari partecipanti l’opportunità di occupare una posizione di leadership, ruotando a turno i vari ruoli.

Questo è un ottimo modo per “scuotere” un po’ le cose durante la videochiamata e mantenere tutti vigili e impegnati. Può anche essere un’ottimo modo per generare autostima, fiducia e consentire a tutti di sentirsi veramente considerati.

#8 Chiedi feedback

Come parte dei tuoi sforzi per favorire il coinvolgimento e l’interattività, puoi iniziare e finire ogni videochiamata con delle domande volte a stimolare il feedback delle persone.

Puoi iniziare chiedendo cosa sanno già sull’argomento della call – questo ti permette di capire anche su cosa concentrarti di più. Alla fine, chiedi cosa è piaciuto, cosa hanno trovato più o meno utile e se hanno bisogno di più chiarimenti o spiegazioni.

Sfrutta poi questi feedback a tuo vantaggio, organizzandoti ancora meglio le volte successive. 

#9 Prevedi (e programma) delle pause

Questa forse è l’idea più trascurata, però per avere coinvolgimento serve che i partecipanti siano al loro meglio, il che è difficile se sono stanchi o sopraffatti. Quindi, assicurati di includere il tempo per dare un attimo di respiro, impedendo loro di addormentarsi o perdere completamente la concentrazione.

Questo, tra l’altro, ti darà anche il tempo di riorganizzarti e cambiare qualsiasi parte del tuo piano, se necessario.

Conclusione

Allora, che ne pensi?

Prima di lasciarti, ci tengo a darti un ultimo consiglio: sii sempre pronto.

Mi spiego meglio: come forse sai, io sono un fan dell’improvvisazione, intesa come spontaneità e libertà di giostrarsi man mano a seconda di ciò che ritieni più efficace in una determinata situazione.

Però è anche vero che se sei confuso e caotico, difficilmente terrai le persone attaccate allo schermo. Scrivi (almeno a grandi linee) ciò che intendi dire, assicurati di ripetere i punti chiave per tutto il tempo e termina l’incontro con conclusioni chiare e proposte di azioni per il futuro.

Ricordati che l’obiettivo è creare sempre un’esperienza poco unidirezionale (dove tu parli e gli altri ascoltano) e il più possibile collaborativa e dinamica.

Ma dimmi, ne fai spesso di videochiamate? Quali difficoltà trovi di solito?

Fammelo sapere nei commenti!

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